Nadat het onderzoeksvoorstel door de secretaris van de IRB is ontvangen, is de procedure als volgt:

• Per omgaande ontvangt de indiener een bewijs van ontvangst.
• De commissie beoordeelt het protocol tijdens de eerstvolgende IRB-vergadering*).
• Binnen een week na de vergaderdatum krijgt de indiener van de secretaris van de IRB bericht of het onderzoeksvoorstel door de IRB is goedgekeurd.
• Wanneer het voorstel is goedgekeurd, ontvangt de indiener een schriftelijke goedkeuringsverklaring van de IRB.
• Wanneer het voorstel (nog) niet is goedgekeurd, ontvangt de indiener van de IRB het commentaar van de commissie bij het voorstel, met een advies betreffende noodzakelijke aanpassingen aan het protocol. De IRB nodigt de indiener uit om een reactie op het commentaar te geven en eventueel een nieuwe versie van het voorstel ter beoordeling aan de commissie voor te leggen.
• Nadat de IRB het voorstel heeft goedgekeurd, wordt – indien van toepassing – in overleg met de indiener/onderzoeker door UPPER een oproep voor deelname/medewerking per e-mail aan het apothekennetwerk gestuurd.

De toetsingsprocedure duurt maximaal 4 tot 6 weken.

*) Onder voorbehoud: wegens drukte is het incidenteel mogelijk dat een protocol niet kan worden besproken en naar een volgende vergadering wordt doorgeschoven. In dat geval krijgt de indiener daarvan zo snel mogelijk bericht.

De IRB vergadert in principe eenmaal per maand. Om de bespreking van een protocol te agenderen, moet het minimaal één week voor de vergaderdatum door de secretaris zijn ontvangen. De  deadline is zeven (7) dagen voor de vergaderdatum, om 18.00 uur. De data in het onderstaande lijstje zijn indicatief.

• donderdag 21 maart
• donderdag 25 april
• donderdag 23 mei
• donderdag 20 juni